POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Votre vie privée

Votre vie privée est importante à Union Securities LTD., (ci-après " Union "). Nous respecterons votre vie privée en protégeant vos informations personnelles.

Objectif et contenu

Avant de recueillir vos informations personnelles, nous justifierons cette demande et nous ne recueillerons, utiliserons et divulguerons vos informations personnelles qu'avec votre consentement, sauf lorsque c'est permis ou requis par la loi.

Limitation de la cueillette d'informations

Notre cueillette d'informations personnelles est limitée à ce qui est raisonnable aux circonstances, et vos informations ne seront utilisées qu'aux fins de l'objectif de la cueillette.

Sécurité

Vos informations personnelles sont confidentielles et protégées, et ne sont divulguées à des tiers qu'avec votre consentement, sauf lorsque c'est permis ou requis par la loi.

Accès

Vous avez le droit d'accéder à vos informations personnelles et de modifier toute erreur.

Nos 10 principes de la vie privée

En tant que partie de notre engagement, nous avons adopté les 10 principes établis par le code modèle pour la protection des informations personnelles de l'Association Canadienne de Normalisation. Ces principes font partie de la loi sur les informations personnelles et les documents électroniques, (ci-après la " Loi "), laquelle établie les règles qui gouvernent la cueillette, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles.

Principe 1 - Imputabilité

Chaque employé d'Union est responsable de la maintenance et de la protection des informations du client sous notre contrôle.

Principe 2 - Identification des objectifs

Les objectifs pour lesquels sont recueillies les informations du client doivent être identifiés avant ou au moment de la cueillette d'informations.

Principe 3 - Consentement

La reconnaissance et le consentement du client sont nécessaires à la cueillette, l'utilisation ou la divulgation d'informations du client, sauf lorsque c'est permis ou requis par la loi.

Principe 4 - Limitation de la cueillette d'informations

La cueillette d'informations du client doit être limitée aux détails nécessaires pour répondre aux objectifs identifiés par Union. Les informations doivent être recueillies par des moyens justes et légaux.

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les informations du client doivent être utilisées ou divulguées conformément à l'objectif pour lequel elles ont été recueillies, sauf lorsque le client y consent et lorsque c'est permis ou requis par la loi. Les informations du client doivent être conservées pour la période de temps nécessaire pour répondre à l'objectif pour lequel elles ont été recueillies.

Principe 6 - Exactitude

Les informations du client doivent être gardées de façon exacte, complète et à jour, telles que nécessaires pour répondre à l'objectif pour lequel elles sont utilisées.

Principe 7 - Protection des informations du client

Les informations du client doivent être protégées par des moyens de sécurité appropriés au degré de confidentialité des informations.

Principe 8 - Transparence

Union est tenue de garder les informations disponibles aux clients à l'égard des politiques et pratiques qui s'appliquent à la gestion de leurs informations.

Principe 9 - Accès aux clients

Sur demande, un client doit être informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses informations, tout en y ayant accès. Les clients peuvent vérifier l'exactitude et l'intégralité de leurs informations, et peuvent en demander la modification au besoin.

Principe 10 - Traitement des plaintes et suggestions des clients

Les clients peuvent adresser toutes leurs questions ou demandes conformément aux principes de la vie privée susmentionnés ou à nos pratiques en contactant le(s) responsable(s) désigné(s) de la vie privée.

Informations Personnelles Que Nous Recueillons

Les informations personnelles sont les informations qui se rapportent spécifiquement à vous. Avec votre consentement, nous pouvons recueillir des informations personnelles en personne, en succursale, par téléphone, par la poste ou par Internet.

Le type d'informations que nous recueillons et conservons normalement à nos dossiers comprend entre autres :

Nom
Adresse postale
Adresse électronique
Numéro de téléphone
Numéro d'assurance sociale
Date de naissance
Lieu de travail
Revenu annuel
Antécédents en matière de crédit
Historique des transactions

En ce qui a trait aux clients commerciaux, l'information comprend par exemple :

Raison sociale
Adresse d'affaires
Numéro de téléphone d'affaires
Nom du (des) propriétaire(s), du (des) représentant(s) et du (des) directeur(s)
Secteur d'activité
État financier

Le choix de nous fournir vos informations personnelles et financières vous appartient. En ce qui a trait aux détails financiers, la décision d'en retenir certains pourrait limiter ou complètement nuire aux services que nous pouvons vous offrir, car il sera alors plus difficile pour nous de vous conseiller ou de vous suggérer des alternatives appropriées.

Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande selon les informations fournies, nous pouvons alors demander des détails supplémentaires afin d'identifier d'autres moyens pour vous venir en aide. Dans certains cas, Union peut également conserver un dossier contenant l'historique des personnes-ressources utilisé pour fins de demande d'un client.

Quand les informations peuvent être divulguées à des tiers

Chez Union, nous sommes obligés de conserver vos informations personnelles et financières confidentielles, sauf dans les circonstances spéciales suivantes :

Sur votre consentement
Sur exigence de la loi (c'est-à-dire, pour répondre à des demandes réglementaires et/ou légales)
Sur autorisation de la loi

Sur votre consentement

Les agences d'évaluation du crédit et autres institutions financières pourraient nous contacter afin d'obtenir des informations de crédit ou financières à propos de nos clients. Pour nous conformer à ces demandes, nous demandons le consentement de nos clients.

Entente de client

Une entente de client décrit les conditions et dispositions associées à l'acquisition de produits ou services spécifiques. Généralement, l'entente établit les droits et obligations des deux parties, lesquels sont reliés à la disposition de ce produit ou service.

Conformément à la vie privée, l'entente de client nous autorise à :

recueillir des informations relatives au crédit et à l'état financier (y compris les informations relatives aux transactions) de votre part, des agences d'évaluation du crédit, des autres institutions financières et des références fournies à cette fin.
faire usage des informations personnelles ou commerciales afin de déterminer votre situation financière en vue de vous fournir les services demandés et de vous offrir des produits et services supplémentaires qui peuvent être avantageux pour vous.
faire usage de votre numéro d'assurance sociale pour fins de déclaration de taxe et pour fins de correspondance et mise à jour auprès des agences d'évaluation du crédit seulement.

Sur exigence de la loi

Le type d'informations que nous sommes légalement tenus de divulguer se rapporte le plus souvent aux normes de déclaration de taxe gouvernementales, ainsi qu'aux déclarations réglementaires.

Dans certains cas, comme dans celui de poursuites judiciaires ou sur ordonnance du tribunal, nous pourrions aussi être tenus de divulguer certaines informations aux autorités. Seules les informations spécifiquement exigées sont divulguées et nous prenons les mesures de précaution nécessaires pour faire en sorte que les autorités qui ont effectué la demande en ont le pouvoir légitime.

Les points suivants sont les raisons pour lesquelles Union recueille, utilise et divulgue des informations :

Si nous faisons appel à une compagnie extérieure pour exploiter ou stocker les informations. Parfois, Union fait appel aux services d'une compagnie extérieure pour accomplir un travail en notre nom qui implique certaines de vos informations. Par exemple, le traitement des informations de votre compte ou l'envoi d'informations à l'intention des actionnaires.
La plupart des raisons pour divulguer des informations sont à caractère légal ou contractuel. Union pourrait être tenu de divulguer vos informations par un tribunal ou une autre compétence légale, un organisme de réglementation (y compris les organismes d'autoréglementation) ou un organisme gouvernemental. Dans tous les cas, notre politique consiste à ne divulguer que les informations qui nous ont été demandées.
Pour fins réglementaires, les organismes canadiens d'autoréglementation (collectivement, ci-après " OAR ") demandent l'accès aux informations personnelles des clients, des employés, des agents, des directeurs, des représentants, des partenaires et d'autres, antérieures ou actuelles, qui ont été recueillies ou utilisées par des personnes ou des firmes sous leur juridiction, (ci-après " personnes habilitées "). L'OAR recueille, utilise et divulgue des informations personnelles obtenues de ces " personnes habilitées " pour fins réglementaires, y compris :
- La surveillance des activités reliées aux négociations;
- La conformité et la révision des ventes et des finances, et autres vérifications réglementaires;
- L'enquête de violations potentiellement réglementaires ou légales;
- Les bases de données réglementaires;
- Les procédures de mise à exécution ou disciplinaires;
- La divulgation aux organismes de réglementation des valeurs mobilières; et
- L'échange de renseignements auprès des autorités de réglementation des valeurs mobilières, les marchés habilités, les autres organismes d'autoréglementation et les organismes d'application de la loi de toutes les juridictions relatives aux dispositions précédentes

Sur autorisation de la loi

Certaines situations se présentent pour lesquelles nous sommes légalement autorisés à divulguer des informations personnelles, comme le retour d'un chèque avec provision insuffisante, le recours à des méthodes raisonnables et légales pour recouvrer un compte en souffrance, une urgence médicale ou la suspicion d'activités illégales.

Dans certaines circonstances, Union peut recueillir, utiliser ou divulguer des informations pour sa propre protection. Par exemple, pour recouvrer un compte impayé, pour se défendre au cours d'une poursuite judiciaire, pour détecter ou prévenir une fraude ou pour toute autre activité illégale ou inadéquate.

Mesures de sécurité

Les informations personnelles sont protégées par des mesures de sécurité appropriées au degré de confidentialité des informations. Les mesures de sécurité doivent protéger les informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisée. Les mesures de sécurité peuvent comprendre, par exemple, la sécurité physique des locaux ou des installations de stockage ou des mesures de sécurité électroniques comme des mots de passe, un chiffrement et des numéros d'identification personnels.

Accès à vos informations personnelles

Vous pouvez accéder et vérifier l'exactitude de vos informations personnelles. Au moment de votre demande, nous aurons besoin d'informations spécifiques de votre part pour vérifier votre identité avant de pouvoir vous fournir les informations personnelles que nous détenons.

Dans certains cas, nous serons dans l'impossibilité de vous fournir les informations demandées. Par exemple, si vos informations personnelles :

contiennent des références sur d'autres personnes
ont déjà été détruites en raison de demandes légales ou parce qu'elles ne sont plus nécessaires à l'objectif décrit
ne peuvent être fournies pour des raisons légales

Modification de vos informations personnelles

Nous nous engageons à maintenir l'exactitude de vos informations personnelles, tant et aussi longtemps qu'elles seront utilisées aux fins d'objectifs identifiés. Pour nous aider à maintenir vos informations à jour, nous vous encourageons à nous faire part de toute inexactitude ou correction à apporter. La notification de modifications comme votre adresse ou numéro de téléphone nous aidera à vous offrir le meilleur des services.

Si vous repérez une information inexacte ou périmée devant être modifiée, veuillez nous en aviser. Nous pourrions vous demander de faire cette demande de modification par écrit. Nous apporterons par la suite les modifications et vous fournirons une copie de l'information corrigée sur demande.

Contactez-nous

Pour demander un accès à vos informations personnelles, pour des questions à l'égard de notre politique de confidentialité ou pour demander que vos informations personnelles ne soient pas utilisées pour les objectifs susmentionnés, contactez-nous à l'adresse suivante.

Écrivez-nous au :

Union Securities Ltd.
#900 - 700 West Georgia Street
Vancouver, BC
V7Y 1H4

Aux soins de: Représentant de la protection de la vie privée

Ou appelez-nous au: 604 646-2097

Ou envoyez-nous un courrier électronique au: privacy@union-securities.com

Union Securities Ltée est membre du Fonds canadien de protection des épargnants, dont le mandat consiste à protéger les investissements des clients.